【イベント主宰者必見!】当日キャンセル(ドタキャン)を減らす方法【ヒント:S_S】

※カフェ会のブログはこちら

イベントを主催しているのですが、一番の悩みは当日キャンセルです。どうしても避けられません。前日までに一生懸命に集客を頑張ったのに、当日ドタキャン。。(泣)当日のキャンセルを防止する方法はないでしょうか?

というご質問をよくいただきます。

僕自身、福岡でイベントを主催するようになって2年が経ち、毎月最低でも400人ぐらいは集客できるようになりましたが、それでもドタキャンは今でもあります。

最初のころは、頑張って5人集客したのに、当日まさかの4人キャンセルで、1対1の会になることもありました。(泣)

朝会を開催したときは、会場に着いてから、寝坊や遅刻で全員キャンセルのこともありました。笑

そこで、キャンセルを防止するにはどうすればいいのかを2年近く研究しました。

  • お申込みフォームを作ってみる
  • キャンセルポリシーを記載してみる
  • リマインドメールを送ってみる

など色々試してみました。

これで、そこそこ成果はでましたが、ある方法を見つけたことによって、大幅にキャンセルを減らすことができました。

それは、

SMSでリマインドメールを送る

です。

SNSではありませんよ。(笑)S M Sです。

SMSとは、Short Message Service(ショートメッセージサービス)の略です。携帯電話の電話番号を宛先にしてメッセージをやり取りするツールです。

いわゆる、ショートメールです。これです↓

 

SNSは、Social Networking Service(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)の略で、フェイスブックやツイッター、インスタグラムなどがあります。

では、なぜSMSがいいのかというと、開封率がめっちゃ高いんです。

リマインドメールって送っても相手に届いているかわからないですよね。今流行のLINE@でさえ、色んな人のLINEのメッセージの中に埋もれ、未読スルーなんてこともよくあります。

そこで、SMSの出番です。

そもそもSMSでメッセージを送る人は少ないので、「ん?何かメッセージが来たぞ?」と気になり、ついつい開封しちゃいます。

「あ、そうだった!申し込みしてたんだ!」

と思いだしてくれて、参加率がグッとアップするというわけなんです。

「申し込んだときは参加したかったけど、正直、行くのめんどくさいなー。黙って行くのやめようかな~」

と言う人でも、

「主催者の人が丁寧に連絡くれたんだし、せっかくだから行ってみるか!」

となり、参加に至るというわけです。

あまりやっている人はいないと思いますが、2年近くやって実証済みなので、ぜひトライしてみてください。

注意点は、「電話番号がわからないとSMSは送れない」ということです。

なので、申込みフォームに電話番号の欄は確実に入れておいてください^^

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話は全然変わりますが、最近のカフェ会ブログを書きましたので、「カフェ会ってどんな会なの?」「どんな人がカフェ会に来るのかな?」と気になる方はぜひ読んでみてください^^

6/11(水)19時30分~@博多「友活カフェ会(20代・30代限定)」

博多で「20代・30代限定の友活カフェ会」を12名で開催しました。

2テーブルに分けてカフェ会をしたのですが、女性が多い片方のテーブルは
パンケーキのシェア会が開催されてました笑

女性が多いとたまになります^^

女性が多い会と男性が多い会で、カフェ会の雰囲気も話す内容も全然違うので、参加される方もびっくりされる方が多いです。

前回のカフェ会はお仕事の話が多く勉強になることが多かったんですが、今回は趣味や食べ物の話が多くて共感できる話が多くてとても楽しかったです^^

といったご感想をよくいただきます。

なので、カフェ会に参加される方は一回だけでなく、最低2回は参加してみてください。初回と全然違うと思いますよ^^

最後にカフェ会のCポーズ。

6/12(水)19時30分~@天神「女子カフェ会」

この日は天神で「女子カフェ会」を開催しました!

10名でした^^

女子会なので僕は参加できませんでしたが、主宰代行してくださったAさん、ありがとうございました!

写真を送っていただいのですが、やはり女子会だけあって華やかですね笑

今後も定期的に女子カフェ会を開催しようと思いますので、この日キャンセルされた方や「参加したかったけど予定が入ってて参加できなかった!」という方は次の機会にお越しください。

最後にカフェ会のCポーズ。

ちなみに宇佐美はその時間、宗像でフットサルしてました。笑

個人で参加できるフットサルです。通称、「個サル」です。

経験者だけでなく、初心者の方も参加できるフットサルもありますので、興味ある方はこちらをチェックしてみてください!

【福岡】個人参加のフットサル(個サル)ができる場所は?おすすめ9選【初心者でも大丈夫?】

2019年3月18日

6/14(金)19:30~@小倉「まったり夜カフェ会」

この日は、小倉で「まったり夜カフェ会」を開催しました!

雨で何名かキャンセルになってしまいましたが、無事開催することができました!

北九州は2,3週間に一度しか開催できていないので、開催できてホッとしました^^

北九州って県外の友達を遊びに連れて行けるところほとんどないですよね。。

という会話になって、北九州出身の身としてはちょっと悲しくなりました。(泣)

どうやったら北九州をもっと盛り上げれるんですかね?北九州ガンバ!

北九州を盛り上げるべく、北九州のおすすめラーメン店の記事を頑張って書きましたので、こちらも読んでみてください^^

【北九州】美味しいラーメンを食べるならここ!おすすめ人気ラーメン店10選!【2019年最新】

2019年6月15日

最後にカフェ会のCポーズ。

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西日本最大級のカフェ会「福岡カフェ会」代表。ノマドなイベンター。福岡に癒しと出会いを創造すべく企画・運営を行いつつ、地域活性化のためのメディア運営やスタートアップの支援、プロデュースなどを行っている。北九州出身→早稲田大学卒。趣味はカフェ巡り、フットサル、カフェ会。